整理整頓は仕事の効率を左右する？
整理整頓と仕事の効率とは、一見全く関係の無いことのように思えますが、実はこの二つには大きな関係性があります。では整理整頓と仕事の効率とでは、一体どのような関係があるのでしょうか。ここでは、整理整頓の意味や整理整頓ができないとどうなってしまうのかについて解説します。
整理整頓って何？
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整理整頓とは、「整理」と「整頓」が一緒になった言葉です。
整理とは、乱れている物を整えたり不要な物を取り除くことです。整頓とは、物事を整った状態にすることを意味します。どちらも「整える」という意味ですが、「整理」には不要な物を取り除く意味が含まれているため、整理整頓という言葉にはただ片付けて整えるだけではなく、いらない物を取り除いて整った状態にすることを意味しています。
整理整頓ができないとどうなる？
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整理整頓ができないと、どんなことが起こるのでしょうか。整理整頓ができていない状態で起こりやすいのが、デスクの上に物が散乱していたり、資料が山積みになって何がどこにあるのかわからなくなっていることです。どこに何があるのか把握できていないために、必要な時に必要な物が見つからなくて探すのに時間を要したり、会議に必要な資料もどこかに紛れ込んでしまって会議に集中できないことも。
このようなことが業務のスピードや効果を落としてしまい、仕事の生産性を低下させてしまうことに繋がる可能性があります。一見、「整理整頓と仕事の効率がどう関係しているの？」と思う人も多いかもしれませんが、整理整頓は仕事の効率に大きく左右しています。
仕事の効率が良くなる整理整頓のメリットは？
整理整頓ができると、どんな影響を及ぼすのでしょうか。整理整頓には、「たかが整理整頓」と思っていた人も驚くようなメリットがたくさんあります。そこで、整理整頓によって仕事の効率がどのようにアップするのか、整理整頓のメリットを詳しくご紹介します。
仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット➀物を探す時間のカット
整理整頓されていると何がどこにあるのか把握できるので、仕事で使う物や資料をすぐに取り出すことができます。時間がない時や急な資料の提出などにも、すぐに対応することができるので探している時間が無く、無駄な時間を使わなくて済みます。
忙しい時ほど、無駄なことに時間を使いたくないと誰もが思いますよね。仕事ができる人ほど時間の使い方が上手とも言われています。無駄な時間を作らないことは仕事の効率アップにつながるのです。
仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット②資料や重要書類の紛失やミスを防ぐ
整理整頓ができていないと重要書類とその他の書類が入り混じってしまったり、どこかに紛失してしまうということが起きやすくなります。しかし、きちんと整理整頓ができていれば、書類をきちんと保管できているので心配はありません。また、必要な資料がきちんと纏まっていることで、正しい情報を的確に入手してミスのない業務を行うことに繋がります。
仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット③集中して仕事ができる
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整理整頓されている環境では気持ちよく仕事ができるため、集中して仕事を行うことができます。物が散らかっている場所ときれいに整理整頓された場所とでは気持ちの面で大きく違いがあります。
整理整頓された場所では、業務に集中でき細かなところにも気付いたり気を配れるようになるため、仕事の質がアップすると共にスムーズな業務が可能になります。
仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット④精神的に安定する
散らかった状態の中にいると、人の脳はイライラしたりと様々な悪影響を及ぼします。このイライラが気持ちの焦りに繋がり、脳にストレスを与えてしまうのです。
落ち着いて仕事を行うには精神が安定している必要があります。そのためにも、整理整頓された環境はとても大切です。
仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット⑤運気がアップする
整理整頓を行うと、風水では良い運気を呼び込むと言われています。整理整頓をしたきれいなデスクは、仕事運はもちろん金運や健康運など全ての運気アップに効果的とされています。運気が上がれば、自分の持っている能力が最大限に発揮されて運を引き寄せるため、自然と仕事の効率アップに繋がります。
なぜ整理整頓が仕事の効率に関係するの？
どうして整理整頓が仕事の効率に関係するのでしょうか。それは仕事のしやすい環境を作ることによって、課題解決へと導く「5S」が大きく関係しています。この「5S」は整理、整頓、清掃、清潔、躾の5つの項目があり、それぞれローマ字表記の頭文字のSから「5S」と呼びます。
近年、整理整頓や清掃の継続した実践が良い思考を習慣化する躾となることから、数多くの企業が仕事の効率や生産性のアップを目的とした5S活動を積極的に実施しています。
5Sその①整理
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必要なものとそうでない物の仕分けをします。自分にとって必要な物なのかを判断して、いらないと判断した物は思い切って捨てます。不要な物ばかり溜め込んでしまうと、仕事環境の悪化に繋がるため、今後使わないと思う物は処分しましょう。
5Sその②整頓
どこに何があるのかをわかりやすく、また取り出しやすい適切な場所に配置します。急に必要になった物でも、きちんと整頓されていればすぐに取り出せるので、すぐに対応することができます。
5Sその③清掃
身の回りの物や場所を常にきれいにしておくことで、整理整頓された状態を保ちます。清掃を繰り返し行えば、不要な物も都度処分することができ、必要な物を適切な場所に片付けることができます。
5Sその④清潔
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汚れていないきれいな状態を保つことです。整理整頓ができていない状態だと、汚れやゴミがあっても気が付きにくいため、さらに汚れてしまう可能性も。しかし、常にきれいな状態にしていれば、小さなゴミやちょっとした汚れにもすぐに気付くことができるため、いつもきれいな状態をキープできます。
5Sその⑤躾
ルールを守って習慣化することです。自らチェックして直すことを習慣化しているため、他人に指摘されて直すのとは違います。整理整頓されたきれいな状態にしようという気持ちによって、成長にも繋がります。
仕事の効率が上がる整理整頓の方法
整理整頓を行うには5Sの定義を基にした4つのステップに沿って行うと効果的です。ここでは、仕事の効率が上がる整理整頓の方法の4つのステップについて詳しく説明していきます。
仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ1】物を全て取り出す
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気が付かないうちに物は増えていたりすることがあります。特に引き出しの中にはボールペンやメモなどが必要量以上の量が入っていたりすることも多いのではないでしょうか。
整理整頓の初めのステップは、机の引き出しの中や収納ボックスなどの中に入っている物を全て取り出すことから始まります。全ての物を取り出してしまえば、全体の収納可能な容量と今まで入っていた物の分量を実際に見て確認できるため、整理整頓する作業がよりスムーズになります。
仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ2】必要な物と不要な物とを仕分けする
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全ての物を出したら、それが必要な物なのか不要な物なのかを判断して仕分けします。この時に仕分けの基準を決めておくとスムーズです。基準が曖昧だと、仕分けに迷ってしまって必要以上の時間を使ってしまう可能性があるので、あらかじめ必要な物とそうでない物との基準をしっかりと決めておきましょう。
ある一定期間のうちに使用したかしなかったかや、近い将来使う予定が決まっているかどうかなどによって判断すると基準が明確になります。
仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ3】不要な物を捨てる
ステップ2で不要な物と判断した物を処分します。使えなくなった物や保存の必要がない書類は廃棄します。個人情報や重要資料などは、そのまま廃棄はせずにシュレッダーにかけて処分するようにしましょう。
また、会社の備品などは備品を管理している部門へ返却すれば、自分で管理する必要はなくなります。
私物で使わなくなった物は、自宅に持ち帰ったり自宅でも使用しない場合には中古品として売却するという方法もあります。廃棄する以外にも他の人に譲るという方法もありますので、必要に応じて手段を選んで下さい。
仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ4】必要な物を適切な場所にしまう
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必要と判断した物を適切な場所にしまいます。適切な場所とは、使いやすくて取り出しやすい場所です。使用する機会が多い物は、すぐに手が届く場所に置くとスムーズに仕事が進みます。いつの間にか溜まってしまった名刺や書類は、名刺ボックスやファイルを使用して保管すれば使いたい時にすぐ取り出すことができます。
自分以外の人と共有して使用する物は、引き出しの中には入れずに皆が目につきやすい場所に保管すれば、保管場所を尋ねられることも無くなります。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント
整理整頓を行う際の仕分けや物の置き場所に迷ってしまうことがあります。そこで仕分けに迷った時の解決方法や効果的な保管方法など、スムーズな整理整頓を行うためのポイントをご紹介します。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント➀仕分けに迷ったら一時保管に
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仕分けにどうしても迷ってしまったら、「どちらか迷っている物」として必要か不要かの判断ができるまで一時的に保管しておくという方法もあります。あくまで一時保管ですので、長期間の保管にならないように気をつけましょう。保管する期間をあらかじめ決めておくなどすれば防げます。
例えば保管期間を半年とした場合、半年間に使うことが無かったらそれは必要ではない物と判断できます。「不要な物と判断した後に必要になってしまったどうしよう」となかなか仕分けができない人もいるかもしれません。しかし仕分けは新しい物を受け入れるための準備だと前向きに考えて行ましょう。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント②必要な物は使いやすい場所に置く
必要な物はいつでもすぐ取り出せるよう使いやすい場所に置きましょう。しかし、よく使うからと言ってすぐ手の届く範囲に全て置こうとすると、同じ場所に山のように寄せ集めているだけになってしまいます。使う頻度、物の大きさ、使いたい順番などを考えながら配置を決めましょう。
さらにきれいと感じることができる配置であることも大切です。仕事の効率をアップさせるには快適に仕事ができる環境作りが必要です。きれいに配置されたデスクの上や机の中であることによって気持ち良い業務に繋がり生産性の向上に繋がります。使いやすさと美しさも考えながら配置を決めましょう。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント③置き場所に悩んだら使う人と頻度を考える
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置き場所に悩んだら、誰がどのくらいの頻度で使うのかを考えてみましょう。自分1人しか使用しない物と他の人も使う物とでは、配置する場所が変わります。自分1人しか使わない物は引き出しの中に置いても大丈夫ですが、他の人と共有している物を引き出しの中に入れてしまうと他の人が取り出しにくくなるため避けましょう。
使用頻度が多い物と少ない物も同じく配置場所が変わります。このように、置き場所に悩んだ時にはまず使う人と使用頻度を考えてみましょう。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント④取り出しやすくセットする
取り出したい時にスムーズに取り出せるようにセットするようにしましょう。例えば、ペン立てからペンを取り出そうとした時にペン先を下向きに入れていると、ペンを手に取ってキャップを外してそのまま書き始めることができます。逆にペン先を上向きにして入れていた場合は、ペンを手に取った後に向きを変えるために持ち変える必要があります。この持ち帰るという動作は一瞬のことではありますが、無駄な動きですよね。
このようにあらかじめすぐ使用できるようにセットして保管しておくことで、無駄な時間や動きを防ぐことができます。どのようにセットすれば使いやすいかを考えるだけで、無駄を無くして仕事の効率アップに繋がります。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント⑤必要な量だけを置く
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同じ場所に同じ物や種類の物を必要以上の量を置かないようにしましょう。例えば、黒のボールペンは頻度が高い文道具ですが、同じ物を2本以上保管する必要はありません。使うのはいつも1本ですので、1本あれば十分と考えましょう。インクが切れた時の予備が必要な場合にも必要な本数は1本で十分です。
同じ物を同じ場所に複数保管するのではなく、必要な量は基本的に一種類につき1つということを覚えておきましょう。これによって、収納する物の数が減るのでスペースの確保にも繋がります。
仕事の効率が上がる整理整頓のポイント⑥名刺は分類して保管する
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書類よりもサイズが小さい名刺は、油断するとどこへ行ったかわからなくなりやすいため、整理整頓が難しい物の一つです。しかし、頂いた名刺をきちんと整理して保管しておけば、急に必要になった時に数多くある名刺の中から探す必要がありません。
名刺を保管する際に大切なポイントがあります。それは、名刺を頂いた後できるだけ早くにその人と名刺交換をした日付、場所、用件をメモしておくことです。メモしておくことで、時間が経っても名刺の相手についてすぐ思い出すことができます。ちょっと面倒と思うかもしれませんが、このひと手間でその後の業務で大きく活用できます。
さらにメモを書いた名刺は、分類して保管します。分類方法は50音順や日付順、業務別など様々ありますが、自分の一番わかりやすい方法で分類することをおすすめします。
また、名刺は一度保管したら終わりではなく、定期的な整理が必要です。名刺はそのままにしておくと溜まる一方です。不要となった名刺も保管し続けるよりも、今必要な名刺のみを保管して取り出しやすくした方が効率が良いので、不要と判断した名刺は定期的に処分しましょう。
仕事の効率が上がる整理整頓のおすすめ収納術
仕事で使う書類や細かい文房具などは、油断するとすぐにデスクの上に溢れてしまいがちです。デスクで効率良く仕事を行うためにも、デスクの作業スペースをきちんと確保する必要があります。そのため書類や文具には、必要に応じてファイルや収納ボックスなどのアイテムを使った収納がおすすめです。ここでは、アイテムを使ったおすすめの収納術を紹介します。
仕事の効率が上がるおすすめ収納術①ファイル
書類や資料は細かく分類して保管すれば必要な時にスムーズに取り出すことができます。分類した書類や資料は、カテゴリーごとにファイルを分けて保管します。カテゴリーごとに分けることで、関連する書類も一緒に纏まっているためさらに他の情報が欲しい時にもすぐに確認することができます。また、ファイルにはラベルをつけると、引き出しの中で保管する際も一目でどこに何のファイルがあるのかがわかります。
使用頻度の高い書類は、デスクの上に置けばさらにすぐ取り出すことが可能です。その際には縦置きのファイルボックスを使用するとファイルが倒れてきたりする心配もありません。
仕事の効率が上がるおすすめ収納術②トレイや仕切りケース
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バラバラになりやすく、散らかりやすいクリップや付箋などの文房具をデスクの上に配置する場合は、トレイを使うとデスクの上が散らかるのを防げます。ペンなども、転がりやすいので、トレーの中に入れておけば一定の位置から移動する心配がありません。
引き出しの中も、細かな物を収納する時には仕切りケースが便利です。仕切りケースは100均ショップでも販売している物や使わなくなった空き箱でも十分きれいに整理整頓することができます。物の種類や大きさに分けて収納すれば、見た目も美しく探したい物がすぐに目につくのでおすすめです。
仕事の効率が上がるおすすめ収納術③壁面を活用する
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デスクが仕切りで区切られている場合には、壁面も有効に使えます。ワイヤーメッシュは、フックやピンチを使ってメモやペンなどを壁面に引っ掛けることができます。壁にかけることで机の上の物が減るので、作業スペースを確保するのにも有効です。
忘れてはいけないような内容のメモを目の前の壁面にクリップで掛ければ、常に視界に入るため忘れずに済みます。ワイヤーメッシュは100均ショップでも購入できます。
また、ホワイトボードやコルクボードなどもおすすめです。マグネットや画鋲でメモやスケジュールを貼り付けられ、不要になればすぐに取り外せられるので便利です。
仕事の効率が上がるおすすめ収納術④コード類はクリップ等で纏める
パソコンや携帯の充電機など、デスク周辺には多くのコードが通っています。自宅のリビングのテレビのコードと同じように、デスク周りもコードが丸見え状態だと美しくありません。また、コードが至る所に張り巡らされていると、デスク周りの清掃がしにくいため埃が取り切れず汚れが溜まってしまいます。埃だらけの場所で仕事を行なっても、良いパフォーマンスには繋がりません。
コードはバラバラにならないように一つに纏めて、なるべく視界に入らないように工夫します。コードをまとめるケーブルクリップなどを使うと、見た目も美しく纏まるのでおすすめです。
いつも整理整頓をキープするには
一度整理整頓できたからといっても、それをキープできなければ仕事の効率には繋がりません。そこで整理整頓をいつもキープするために、どんなことに気をつけたら良いのかを説明します。
整理整頓をキープするために➀使ったら元の場所に戻す
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書類や名刺、文房具など全てにおいて、使い終わったら元あった場所に戻すように心がけましょう。使うたびにきちんと片付けるのが理想的ですが、忙しくてすぐに片付ける暇がない時には、業務終了後や外出する前にはデスク周りをきれいにしてから席を離れるようにしましょう。会社を出る前にきれいにしておけば、翌日出社した時に気持ちよく仕事が始められます。
整理整頓をキープするために②不要な書類やメモはすぐに処分する
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不要になった書類やメモはいつまでも置いておかずに、すぐに処分する習慣をつけましょう。不要な物を溜め込んでしまうと、せっかく整理整頓したにも関わらずすぐに元通りに戻ってしまいます。油断していると紙類は溜まりやすいので、必要がなくなったら書類の種類によってはシュレッダーをかけるなどして確実に処分しましょう。
整理整頓をキープするために③気になったらその都度片付ける
後回しにせず気がついた時にその都度片付けるようにすると、汚れたり物が増えすぎることがありません。毎日5分程度のちょっとした隙間時間に、デスクの整理整頓を行いましょう。また、仕事が一区切りしたタイミングで、整理整頓をするのもおすすめです。次の作業に取り掛かる時にデスクがきれいになっていれば、気持ちの切り替えもできて作業がはかどります。
整理整頓をキープするために④状況に応じて整理整頓のルールを見直す
整理整頓のルールは一つではありません。時には状況に合わせて見直しを行ない最適なルールへと変えることも大切です。仕事の内容ややり方が変われば整理整頓の仕方も変わって当然です。より効果的だと思う方法を思いついたら即実践してみるのもおすすめです。いかに自分の仕事をスムーズに行うための整理整頓ができるかということが重要ですので、一つのやり方にこだわらずに、自分が一番快適だと感じるやり方やルールを作りましょう。
整理整頓で仕事をもっと効率アップさせよう！
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整理整頓を行うことのメリットや仕事の効率につながる理由、整理整頓の方法について解説しました。整理整頓は一日だけやれば良いということではなく、継続して習慣化することも重要です。
いつもデスク周りが整理整頓されていると、仕事を快適に行うことができるので、仕事が楽しくなりやる気も出て成果を出すという良いサイクルに繋がります。今回ご紹介した収納に便利なアイテムを使えば、より美しく収納が可能になります。
整理整頓の方法や収納術を活用して、自分が最も使いやすいと思う配置や保管の方法で整理整頓を行い仕事の効率をさらにアップさせましょう。
