仕事の効率がアップする整理整頓の方法やメリットを紹介!

仕事が効率良くできる人と、そうでない人の違いは何なのでしょうか?それは仕事をする環境の整理整頓ができているかいないかが大きく影響しています。なぜ整理整頓が仕事の効率アップに繋がるのか、また整理整頓の方法やメリット、おすすめの収納術まで詳しく解説していきます。

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整理整頓は仕事の効率を左右する?

整理整頓と仕事の効率とは、一見全く関係の無いことのように思えますが、実はこの二つには大きな関係性があります。では整理整頓と仕事の効率とでは、一体どのような関係があるのでしょうか。ここでは、整理整頓の意味や整理整頓ができないとどうなってしまうのかについて解説します。

整理整頓って何?

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整理整頓とは、「整理」と「整頓」が一緒になった言葉です。

整理とは、乱れている物を整えたり不要な物を取り除くことです。整頓とは、物事を整った状態にすることを意味します。どちらも「整える」という意味ですが、「整理」には不要な物を取り除く意味が含まれているため、整理整頓という言葉にはただ片付けて整えるだけではなく、いらない物を取り除いて整った状態にすることを意味しています。

整理整頓ができないとどうなる?

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整理整頓ができないと、どんなことが起こるのでしょうか。整理整頓ができていない状態で起こりやすいのが、デスクの上に物が散乱していたり、資料が山積みになって何がどこにあるのかわからなくなっていることです。どこに何があるのか把握できていないために、必要な時に必要な物が見つからなくて探すのに時間を要したり、会議に必要な資料もどこかに紛れ込んでしまって会議に集中できないことも。

このようなことが業務のスピードや効果を落としてしまい、仕事の生産性を低下させてしまうことに繋がる可能性があります。一見、「整理整頓と仕事の効率がどう関係しているの?」と思う人も多いかもしれませんが、整理整頓は仕事の効率に大きく左右しています。

仕事の効率が良くなる整理整頓のメリットは?

整理整頓ができると、どんな影響を及ぼすのでしょうか。整理整頓には、「たかが整理整頓」と思っていた人も驚くようなメリットがたくさんあります。そこで、整理整頓によって仕事の効率がどのようにアップするのか、整理整頓のメリットを詳しくご紹介します。

仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット➀物を探す時間のカット

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整理整頓されていると何がどこにあるのか把握できるので、仕事で使う物や資料をすぐに取り出すことができます。時間がない時や急な資料の提出などにも、すぐに対応することができるので探している時間が無く、無駄な時間を使わなくて済みます。

忙しい時ほど、無駄なことに時間を使いたくないと誰もが思いますよね。仕事ができる人ほど時間の使い方が上手とも言われています。無駄な時間を作らないことは仕事の効率アップにつながるのです。

仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット②資料や重要書類の紛失やミスを防ぐ

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整理整頓ができていないと重要書類とその他の書類が入り混じってしまったり、どこかに紛失してしまうということが起きやすくなります。しかし、きちんと整理整頓ができていれば、書類をきちんと保管できているので心配はありません。また、必要な資料がきちんと纏まっていることで、正しい情報を的確に入手してミスのない業務を行うことに繋がります。

仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット③集中して仕事ができる

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整理整頓されている環境では気持ちよく仕事ができるため、集中して仕事を行うことができます。物が散らかっている場所ときれいに整理整頓された場所とでは気持ちの面で大きく違いがあります。

整理整頓された場所では、業務に集中でき細かなところにも気付いたり気を配れるようになるため、仕事の質がアップすると共にスムーズな業務が可能になります。

仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット④精神的に安定する

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散らかった状態の中にいると、人の脳はイライラしたりと様々な悪影響を及ぼします。このイライラが気持ちの焦りに繋がり、脳にストレスを与えてしまうのです。

落ち着いて仕事を行うには精神が安定している必要があります。そのためにも、整理整頓された環境はとても大切です。

仕事の効率が良くなる整理整頓のメリット⑤運気がアップする

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整理整頓を行うと、風水では良い運気を呼び込むと言われています。整理整頓をしたきれいなデスクは、仕事運はもちろん金運や健康運など全ての運気アップに効果的とされています。運気が上がれば、自分の持っている能力が最大限に発揮されて運を引き寄せるため、自然と仕事の効率アップに繋がります。

なぜ整理整頓が仕事の効率に関係するの?

どうして整理整頓が仕事の効率に関係するのでしょうか。それは仕事のしやすい環境を作ることによって、課題解決へと導く「5S」が大きく関係しています。この「5S」は整理、整頓、清掃、清潔、躾の5つの項目があり、それぞれローマ字表記の頭文字のSから「5S」と呼びます。

近年、整理整頓や清掃の継続した実践が良い思考を習慣化する躾となることから、数多くの企業が仕事の効率や生産性のアップを目的とした5S活動を積極的に実施しています。

5Sその①整理

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必要なものとそうでない物の仕分けをします。自分にとって必要な物なのかを判断して、いらないと判断した物は思い切って捨てます。不要な物ばかり溜め込んでしまうと、仕事環境の悪化に繋がるため、今後使わないと思う物は処分しましょう。

5Sその②整頓

どこに何があるのかをわかりやすく、また取り出しやすい適切な場所に配置します。急に必要になった物でも、きちんと整頓されていればすぐに取り出せるので、すぐに対応することができます。

5Sその③清掃

身の回りの物や場所を常にきれいにしておくことで、整理整頓された状態を保ちます。清掃を繰り返し行えば、不要な物も都度処分することができ、必要な物を適切な場所に片付けることができます。

5Sその④清潔

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汚れていないきれいな状態を保つことです。整理整頓ができていない状態だと、汚れやゴミがあっても気が付きにくいため、さらに汚れてしまう可能性も。しかし、常にきれいな状態にしていれば、小さなゴミやちょっとした汚れにもすぐに気付くことができるため、いつもきれいな状態をキープできます。

5Sその⑤躾

ルールを守って習慣化することです。自らチェックして直すことを習慣化しているため、他人に指摘されて直すのとは違います。整理整頓されたきれいな状態にしようという気持ちによって、成長にも繋がります。

仕事の効率が上がる整理整頓の方法

整理整頓を行うには5Sの定義を基にした4つのステップに沿って行うと効果的です。ここでは、仕事の効率が上がる整理整頓の方法の4つのステップについて詳しく説明していきます。

仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ1】物を全て取り出す

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気が付かないうちに物は増えていたりすることがあります。特に引き出しの中にはボールペンやメモなどが必要量以上の量が入っていたりすることも多いのではないでしょうか。

整理整頓の初めのステップは、机の引き出しの中や収納ボックスなどの中に入っている物を全て取り出すことから始まります。全ての物を取り出してしまえば、全体の収納可能な容量と今まで入っていた物の分量を実際に見て確認できるため、整理整頓する作業がよりスムーズになります。

仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ2】必要な物と不要な物とを仕分けする

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全ての物を出したら、それが必要な物なのか不要な物なのかを判断して仕分けします。この時に仕分けの基準を決めておくとスムーズです。基準が曖昧だと、仕分けに迷ってしまって必要以上の時間を使ってしまう可能性があるので、あらかじめ必要な物とそうでない物との基準をしっかりと決めておきましょう。

ある一定期間のうちに使用したかしなかったかや、近い将来使う予定が決まっているかどうかなどによって判断すると基準が明確になります。

仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ3】不要な物を捨てる

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ステップ2で不要な物と判断した物を処分します。使えなくなった物や保存の必要がない書類は廃棄します。個人情報や重要資料などは、そのまま廃棄はせずにシュレッダーにかけて処分するようにしましょう。

また、会社の備品などは備品を管理している部門へ返却すれば、自分で管理する必要はなくなります。

私物で使わなくなった物は、自宅に持ち帰ったり自宅でも使用しない場合には中古品として売却するという方法もあります。廃棄する以外にも他の人に譲るという方法もありますので、必要に応じて手段を選んで下さい。

仕事の効率が上がる整理整頓【ステップ4】必要な物を適切な場所にしまう

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必要と判断した物を適切な場所にしまいます。適切な場所とは、使いやすくて取り出しやすい場所です。使用する機会が多い物は、すぐに手が届く場所に置くとスムーズに仕事が進みます。いつの間にか溜まってしまった名刺や書類は、名刺ボックスやファイルを使用して保管すれば使いたい時にすぐ取り出すことができます。

自分以外の人と共有して使用する物は、引き出しの中には入れずに皆が目につきやすい場所に保管すれば、保管場所を尋ねられることも無くなります。

仕事の効率が上がる整理整頓のポイント

整理整頓を行う際の仕分けや物の置き場所に迷ってしまうことがあります。そこで仕分けに迷った時の解決方法や効果的な保管方法など、スムーズな整理整頓を行うためのポイントをご紹介します。

仕事の効率が上がる整理整頓のポイント➀仕分けに迷ったら一時保管に

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仕分けにどうしても迷ってしまったら、「どちらか迷っている物」として必要か不要かの判断ができるまで一時的に保管しておくという方法もあります。あくまで一時保管ですので、長期間の保管にならないように気をつけましょう。保管する期間をあらかじめ決めておくなどすれば防げます。

例えば保管期間を半年とした場合、半年間に使うことが無かったらそれは必要ではない物と判断できます。「不要な物と判断した後に必要になってしまったどうしよう」となかなか仕分けができない人もいるかもしれません。しかし仕分けは新しい物を受け入れるための準備だと前向きに考えて行ましょう。

仕事の効率が上がる整理整頓のポイント②必要な物は使いやすい場所に置く

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必要な物はいつでもすぐ取り出せるよう使いやすい場所に置きましょう。しかし、よく使うからと言ってすぐ手の届く範囲に全て置こうとすると、同じ場所に山のように寄せ集めているだけになってしまいます。使う頻度、物の大きさ、使いたい順番などを考えながら配置を決めましょう。

さらにきれいと感じることができる配置であることも大切です。仕事の効率をアップさせるには快適に仕事ができる環境作りが必要です。きれいに配置されたデスクの上や机の中であることによって気持ち良い業務に繋がり生産性の向上に繋がります。使いやすさと美しさも考えながら配置を決めましょう。

仕事の効率が上がる整理整頓のポイント③置き場所に悩んだら使う人と頻度を考える

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置き場所に悩んだら、誰がどのくらいの頻度で使うのかを考えてみましょう。自分1人しか使用しない物と他の人も使う物とでは、配置する場所が変わります。自分1人しか使わない物は引き出しの中に置いても大丈夫ですが、他の人と共有している物を引き出しの中に入れてしまうと他の人が取り出しにくくなるため避けましょう。

使用頻度が多い物と少ない物も同じく配置場所が変わります。このように、置き場所に悩んだ時にはまず使う人と使用頻度を考えてみましょう。

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